Scanners de documents de taille légale

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Concernant scanners de documents de taille légale

Types de scanners de documents de format légal

Les scanners de documents de format légal sont conçus pour numériser des documents plus grands que le format lettre standard. Ils sont couramment utilisés dans le domaine juridique, mais sont également utiles dans toutes les applications nécessitant la numérisation de documents de grande taille. Ces scanners peuvent gérer des documents allant jusqu'à 14 x 17 pouces. Il existe différents types de scanners de documents de format légal, chacun ayant son propre ensemble de fonctionnalités et de capacités.

  • Scanners à plat : Ce type de scanner offre la plus grande polyvalence. Pour numériser des pages, il suffit de les placer directement sur la plaque de verre. Il peut être utilisé pour numériser des photographies, des livres reliés et d'autres objets de forme irrégulière, en plus des papiers de format légal. Les scanners à plat créent des images de haute qualité et sont excellents pour le faire. Cependant, la numérisation d'un document entier de format légal prend plus de temps au chariot du scanner pour avancer sur la page. La procédure est donc plus lente.
  • Scanners de photo-albums verticaux : Les scanners de livres sont un peu plus avancés. Lors de la numérisation de papiers grand format, il faut d'abord plier le papier sur la surface en verre. Le document est automatiquement numérisé plusieurs fois au fur et à mesure que les roues du scanner frottent contre la plaque de verre.
  • Scanners de documents de format légal à haute vitesse : Ces scanners sont efficaces, ce qui en fait un choix de premier ordre pour les organisations qui cherchent à maintenir leur productivité. Ils sont spécialement conçus pour numériser rapidement des documents de format légal et possèdent des capacités de numérisation multipages. Ils peuvent capturer automatiquement plusieurs pages en une seule numérisation, ce qui permet de gagner du temps et des efforts. De plus, les scanners de documents de format légal à haute vitesse produisent des copies numériques claires et précises de documents complexes, ce qui en fait un outil essentiel pour les entreprises qui valorisent l'efficacité sans sacrifier la qualité.
  • Scanners portables : Bien qu'ils ne soient peut-être pas aussi précis que les autres types de scanners, les scanners portables sont appréciés pour leur facilité d'utilisation et leur portabilité. Ils sont particulièrement utiles pour les personnes qui souhaitent numériser des documents lorsqu'elles sont en déplacement.

Fonctionnalités et fonctions du scanner de documents de format légal

Les propriétés et capacités suivantes sont standard dans de nombreux scanners destinés aux documents de format légal.

Fonctions des scanners

  • Numérisation : Il s'agit de la fonction principale de tout scanner. La numérisation consiste essentiellement à convertir des documents papier en format numérique.
  • Édition : Après avoir numérisé et converti un document en format numérique, il peut être édité selon les besoins.
  • Copie : Les scanners ont également des fonctions de copie. Ils génèrent plusieurs copies identiques d'un document.
  • Télécopie : Certains scanners de documents modernes disposent également de fonctions de télécopie qui leur permettent d'envoyer le document numérisé à un télécopieur spécifié.

Ces fonctions peuvent être intégrées dans une seule machine, remplissant les fonctions d'une imprimante, d'un copieur et d'un télécopieur.

Fonctionnalités des scanners de documents

  • Alimentateurs automatiques de documents (ADF) : L'ADF est une fonctionnalité importante des scanners de documents de format légal. Il s'agit d'un mécanisme qui alimente automatiquement une pile de documents page par page pour une numérisation efficace. Cette fonction permet la numérisation de documents multipages sans retournement manuel des pages, ce qui permet de gagner du temps et de réduire la lourdeur de la tâche.
  • Numérisation recto-verso : Également appelée numérisation recto verso, cette fonction permet de numériser les deux côtés du document. Les deux côtés sont ensuite compilés numériquement dans un format recto verso. Cette fonction est pratique pour les documents recto verso, car elle permet de gagner du temps et de l'espace.
  • Imagerie haute résolution : Cette fonction génère des images claires et nettes, même si le document est numérisé à très grande vitesse. Les documents juridiques nécessitent souvent une imagerie haute résolution pour capturer les petits caractères et les graphiques détaillés.
  • Options de format de fichier : Les scanners proposent diverses options de format de fichier pour les documents numérisés, telles que pdf, jpeg, tiff, png et docx. Ces formats conviennent pour la visualisation, l'impression et l'édition.
  • Logiciel de gestion de documents : Les scanners de documents juridiques sont souvent fournis avec un logiciel de gestion de documents qui permet d'organiser, de stocker et de récupérer facilement les documents numérisés.
  • OCR (Reconnaissance optique de caractères) : L'OCR permet au scanner de coder numériquement les caractères d'un document numérisé. Cette fonction permet aux utilisateurs de rechercher facilement dans les documents. Elle améliore également l'accessibilité des documents de format légal.

Applications des scanners de documents de format légal

Les scanners de documents de format légal sont des outils polyvalents qui trouvent des applications dans divers secteurs et industries où il est nécessaire de numériser, de stocker et de gérer efficacement les documents grand format. Voici quelques applications courantes de ces scanners :

  • Cabinets d'avocats et juristes :

    Les scanners de documents sont essentiels pour les cabinets d'avocats et les bureaux juridiques, où de grandes quantités de documents papier, y compris les contrats, les plaidoiries, les pièces à conviction et les documents de découverte, sont manipulées. La numérisation de ces documents permet de créer des fichiers électroniques plus faciles à rechercher, à récupérer et à partager, ce qui améliore la gestion des dossiers et réduit les besoins de stockage physique.

  • Organismes gouvernementaux :

    De nombreux organismes gouvernementaux gèrent des documents volumineux tels que des plans de bâtiments, des levés de terrain, des archives historiques et des documents juridiques. La numérisation de ces documents contribue à leur préservation, les rendant accessibles au public de manière numérique et en garantissant leur conservation pour consultation future et en améliorant la transparence.

  • Secteur de la santé :

    Dans les établissements de santé, ils sont utilisés pour numériser les dossiers médicaux surdimensionnés, les études d'imagerie et les documents administratifs. Cela réduit la quantité de papier dans le cabinet tout en offrant un accès facile aux données importantes des patients, ce qui améliore les soins aux patients et les processus de facturation.

  • Institutions financières :

    Les scanners de documents sont nécessaires aux banques, aux compagnies d'assurance et aux sociétés d'investissement pour numériser des documents tels que les demandes de prêt, les polices d'assurance, les contrats et les dossiers financiers. La numérisation de ces documents permet d'améliorer la conformité, l'audit et la gestion de la documentation.

  • Construction et architecture :

    Les entreprises de construction et les architectes travaillent souvent avec des plans, des plans et des conceptions grand format. Les scanners de documents leur permettent de numériser et de stocker ces documents dans un format gérable, facilitant la collaboration, le contrôle des versions et la récupération facile des informations relatives à la conception.

  • Établissements d'enseignement et de recherche :

    Les écoles, les collèges, les bibliothèques et les institutions de recherche peuvent utiliser des scanners de documents pour numériser des documents historiques, des manuscrits, des cartes et des documents de référence surdimensionnés. Cela facilite la préservation de ces documents et leur accessibilité pour les chercheurs et les étudiants.

  • Utilisation personnelle :

    Même si les scanners de documents sont principalement utilisés dans des contextes professionnels, les particuliers ou les amateurs peuvent les utiliser pour numériser des documents importants, créer des archives personnelles ou convertir des livres et des références en formats numériques pour un accès et une organisation plus faciles à domicile.

Comment choisir un bon scanner de documents de format légal

Lors du choix d'un appareil de numérisation, il est essentiel de tenir compte de facteurs tels que la taille maximale du papier, la numérisation couleur, les niveaux de bruit et la convivialité. La taille maximale du papier indique la plus grande taille que le scanner peut gérer. Choisissez un scanner criminel ou grand format capable de gérer des documents plus grands que le format légal. Par exemple, le scanner Fujitsu ScanSnap iX1500 peut gérer des documents allant jusqu'à 8,5 x 14 pouces, tandis que le Fujitsu ScanSnap SV600 gère des documents allant jusqu'à 11,69 x 17 pouces.

Tous les scanners modernes peuvent gérer la numérisation de documents en noir et blanc. Les scanners de documents de format légal avec numérisation couleur peuvent être à plat ou à alimentation feuille à feuille. Ils créent des copies de documents imprimés en format numérique, quelle que soit la taille du document original. Pour réduire les niveaux de bruit lors de la numérisation de documents, choisissez des scanners avec une technologie de numérisation à alimentation feuille à feuille ou rotative.

Les scanners dotés de fonctionnalités conviviales prennent moins de temps à apprendre. Ils minimisent également les dommages aux documents. Il est également important de regarder la résolution du scanner. Plus il y a de mégapixels, plus les images sont de qualité. Et enfin, choisissez un scanner qui correspond à votre budget.

FAQ sur les scanners de documents de format légal

Q : Quel est l'avantage d'un scanner de format légal ?

R : Un scanner de documents de format légal peut capturer des documents d'une largeur maximale de 14 pouces et d'une longueur maximale de 24 pouces. Ces dimensions correspondent aux formats de documents légaux. Cependant, de nombreuses personnes utilisent des scanners de format légal pour numériser de grandes photographies et des œuvres d'art.

Q : Comment puis-je déterminer la qualité d'un document numérisé ?

R : Regardez la résolution optique du scanner, qui est différente de la résolution de sortie numérique. La résolution de sortie numérique est le nombre de pixels dans l'image numérisée. La résolution optique est le nombre de pixels dans le document numérisé. La résolution optique indique le détail ou la netteté réel que le scanner peut capturer.

Q : Puis-je éditer le document numérisé ?

R : Oui, il est possible d'éditer un document numérisé. Cependant, le format de fichier d'origine et le fichier PDF numérisé ne sont pas modifiables. Mais, en utilisant un logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR), le PDF numérisé peut être converti en un format modifiable comme un document Word. Le document Word peut ensuite être édité.

Q : À quelle vitesse puis-je numériser des documents ?

R : La vitesse de numérisation varie et dépend de certains facteurs tels que le modèle du scanner, le type de papier numérisé et la résolution de sortie. La numérisation de documents monochromes est généralement plus rapide que celle de documents couleur ou PDF/A. Les scanners à haute vitesse peuvent numériser les deux côtés d'un document à la fois, ce qui augmente la vitesse.

Q : Que dois-je prendre en compte avant d'acheter un scanner ?

R : Il est important de tenir compte du type de scanner nécessaire et des types de documents à numériser. Il faut également évaluer le volume et la vitesse de numérisation, ainsi que les options de connectivité du scanner. L'acheteur doit également tenir compte des formats de fichier finaux et de la résolution optique.

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