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Les scanners de documents de format légal sont conçus pour numériser des documents plus grands que le format lettre standard. Ils sont couramment utilisés dans le domaine juridique, mais sont également utiles dans toutes les applications nécessitant la numérisation de documents de grande taille. Ces scanners peuvent gérer des documents allant jusqu'à 14 x 17 pouces. Il existe différents types de scanners de documents de format légal, chacun ayant son propre ensemble de fonctionnalités et de capacités.
Les propriétés et capacités suivantes sont standard dans de nombreux scanners destinés aux documents de format légal.
Ces fonctions peuvent être intégrées dans une seule machine, remplissant les fonctions d'une imprimante, d'un copieur et d'un télécopieur.
Les scanners de documents de format légal sont des outils polyvalents qui trouvent des applications dans divers secteurs et industries où il est nécessaire de numériser, de stocker et de gérer efficacement les documents grand format. Voici quelques applications courantes de ces scanners :
Cabinets d'avocats et juristes :
Les scanners de documents sont essentiels pour les cabinets d'avocats et les bureaux juridiques, où de grandes quantités de documents papier, y compris les contrats, les plaidoiries, les pièces à conviction et les documents de découverte, sont manipulées. La numérisation de ces documents permet de créer des fichiers électroniques plus faciles à rechercher, à récupérer et à partager, ce qui améliore la gestion des dossiers et réduit les besoins de stockage physique.
Organismes gouvernementaux :
De nombreux organismes gouvernementaux gèrent des documents volumineux tels que des plans de bâtiments, des levés de terrain, des archives historiques et des documents juridiques. La numérisation de ces documents contribue à leur préservation, les rendant accessibles au public de manière numérique et en garantissant leur conservation pour consultation future et en améliorant la transparence.
Secteur de la santé :
Dans les établissements de santé, ils sont utilisés pour numériser les dossiers médicaux surdimensionnés, les études d'imagerie et les documents administratifs. Cela réduit la quantité de papier dans le cabinet tout en offrant un accès facile aux données importantes des patients, ce qui améliore les soins aux patients et les processus de facturation.
Institutions financières :
Les scanners de documents sont nécessaires aux banques, aux compagnies d'assurance et aux sociétés d'investissement pour numériser des documents tels que les demandes de prêt, les polices d'assurance, les contrats et les dossiers financiers. La numérisation de ces documents permet d'améliorer la conformité, l'audit et la gestion de la documentation.
Construction et architecture :
Les entreprises de construction et les architectes travaillent souvent avec des plans, des plans et des conceptions grand format. Les scanners de documents leur permettent de numériser et de stocker ces documents dans un format gérable, facilitant la collaboration, le contrôle des versions et la récupération facile des informations relatives à la conception.
Établissements d'enseignement et de recherche :
Les écoles, les collèges, les bibliothèques et les institutions de recherche peuvent utiliser des scanners de documents pour numériser des documents historiques, des manuscrits, des cartes et des documents de référence surdimensionnés. Cela facilite la préservation de ces documents et leur accessibilité pour les chercheurs et les étudiants.
Utilisation personnelle :
Même si les scanners de documents sont principalement utilisés dans des contextes professionnels, les particuliers ou les amateurs peuvent les utiliser pour numériser des documents importants, créer des archives personnelles ou convertir des livres et des références en formats numériques pour un accès et une organisation plus faciles à domicile.
Lors du choix d'un appareil de numérisation, il est essentiel de tenir compte de facteurs tels que la taille maximale du papier, la numérisation couleur, les niveaux de bruit et la convivialité. La taille maximale du papier indique la plus grande taille que le scanner peut gérer. Choisissez un scanner criminel ou grand format capable de gérer des documents plus grands que le format légal. Par exemple, le scanner Fujitsu ScanSnap iX1500 peut gérer des documents allant jusqu'à 8,5 x 14 pouces, tandis que le Fujitsu ScanSnap SV600 gère des documents allant jusqu'à 11,69 x 17 pouces.
Tous les scanners modernes peuvent gérer la numérisation de documents en noir et blanc. Les scanners de documents de format légal avec numérisation couleur peuvent être à plat ou à alimentation feuille à feuille. Ils créent des copies de documents imprimés en format numérique, quelle que soit la taille du document original. Pour réduire les niveaux de bruit lors de la numérisation de documents, choisissez des scanners avec une technologie de numérisation à alimentation feuille à feuille ou rotative.
Les scanners dotés de fonctionnalités conviviales prennent moins de temps à apprendre. Ils minimisent également les dommages aux documents. Il est également important de regarder la résolution du scanner. Plus il y a de mégapixels, plus les images sont de qualité. Et enfin, choisissez un scanner qui correspond à votre budget.
Q : Quel est l'avantage d'un scanner de format légal ?
R : Un scanner de documents de format légal peut capturer des documents d'une largeur maximale de 14 pouces et d'une longueur maximale de 24 pouces. Ces dimensions correspondent aux formats de documents légaux. Cependant, de nombreuses personnes utilisent des scanners de format légal pour numériser de grandes photographies et des œuvres d'art.
Q : Comment puis-je déterminer la qualité d'un document numérisé ?
R : Regardez la résolution optique du scanner, qui est différente de la résolution de sortie numérique. La résolution de sortie numérique est le nombre de pixels dans l'image numérisée. La résolution optique est le nombre de pixels dans le document numérisé. La résolution optique indique le détail ou la netteté réel que le scanner peut capturer.
Q : Puis-je éditer le document numérisé ?
R : Oui, il est possible d'éditer un document numérisé. Cependant, le format de fichier d'origine et le fichier PDF numérisé ne sont pas modifiables. Mais, en utilisant un logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR), le PDF numérisé peut être converti en un format modifiable comme un document Word. Le document Word peut ensuite être édité.
Q : À quelle vitesse puis-je numériser des documents ?
R : La vitesse de numérisation varie et dépend de certains facteurs tels que le modèle du scanner, le type de papier numérisé et la résolution de sortie. La numérisation de documents monochromes est généralement plus rapide que celle de documents couleur ou PDF/A. Les scanners à haute vitesse peuvent numériser les deux côtés d'un document à la fois, ce qui augmente la vitesse.
Q : Que dois-je prendre en compte avant d'acheter un scanner ?
R : Il est important de tenir compte du type de scanner nécessaire et des types de documents à numériser. Il faut également évaluer le volume et la vitesse de numérisation, ainsi que les options de connectivité du scanner. L'acheteur doit également tenir compte des formats de fichier finaux et de la résolution optique.